テレワークは合理的だ

新型コロナウイルスの影響で、多くの企業がテレワークの導入を進めている。
感染は、7月時点で都市部を中心に再度増え始めており、影響は長期化する。感染拡大がたとえ収まっても、テレワークの普及は止まらないだろう

そもそもテレワークを導入することは、企業側には多くのメリットがある。

まずは、柔軟な働き方の選択肢を提供することで、優秀な人材を確保することができる。

出産、育児、介護あるいは配偶者の転勤などによって、優秀な社員が退職や離職をせざるを得ない場合がどうしてもあった。しかし、テレワーク導入で、通勤の必要をなくせば、
優秀な人材の流出を防ぐことが可能となる。そもそも、転勤を減らすことも可能になる。

ICT環境の整備などに投資が必要な場合もあるが、広いオフィスを確保する必要がなくなり、オフィススペースコストや、通勤定期代など交通費などが削減できる。
また、通勤時のストレスを受けることもなく、仕事にエネルギーを注ぐことができる。仕事の生産性・効率性が上がり、全体的にはコスト削減につながるだろう。

管理職が抱える課題

テレワークで働く部下をマネジメントする管理職側には、多くの課題がある。

リクルートマネジメントソリューションズ(東京・品川)の組織行動研究所が2020年4月28日に発表した、「テレワーク緊急実態調査」によると、テレワーク環境下では、管理職層の半数が「部下がさぼっていないか心配である」と感じている。
6割以上が「必要な時に業務指示を出したり、指導をしたりしづらい」「部下の心身の健康の悪化の兆候を見逃してしまう」「部下との間でのコミュニケーションが減り、チームビルディングができない」ことを不安に感じていることが分かった。
目の前にいて状況が把握しやすい部下へのマネジメントには慣れているが、直接顔を合わせる機会が減ると、部下との信頼関係を築くのが難しくなる。管理職の多くが、どうしていいか不安になっている状況が見えてくる。

テレワークで働く部下をマネジメントする

それでは管理職がテレワークで働き直接顔を合わせる機会の減った部下と信頼関係を築きつつ、マネジメントするにはどうしたら良いのだろうか。その方法について説明する。

1 「人」ではなく「タスク」をマネジメントする

「社員がオフィスにいないと管理できない」と言う管理職は、とかく労働時間と着席率で部下を評価しがちだ。部下は定刻通りに出社しているか、ちゃんと着席しているか、真剣にパソコンに向かっているか、などだ。

テレワークの部下をマネジメントするには、そもそもこの発想を転換する必要がある。

このような「人」そのものに着目するのでなく、その人のやるべき仕事を「タスク」に細かく分解。そのタスクが予定通り完了し進んでいるかどうかを、マネジメントするべきだ。そのためには管理職側も今までの「誰に任せた(人)」というやり方から、部下の仕事内容を十分に把握し「何を任せたか(タスク)」を明確にしておくことが重要になる。

2 明確な目標と締め切りを設定する、OKRの導入

テレワーク環境下では、対面で部下の状況を把握し、細かい指示を出すことが難しくなる。そのため、部下からしても「何をしたらいいのかわからない」といった状況に陥りやすい。

こうした状況を防ぐためには、管理職は自分が部下に対して期待していることや目標を明確にしておくことが重要になる。

同時に設定した目標に対して締め切りを設けることも忘れてはならない。

目標管理のフレームワークとしては、アメリカのIntel社で誕生し、GoogleやFacebookをはじめとしたシリコンバレーの大企業も導入している「OKR(Objectives and Key Results)」で設定するのが最新の手法だ。
OKRとは、Objectives(目標)とKey Results(主要な結果)からなる目標設定や管理の手法で、全社OKR→チームOKR→個人OKRへと目標が紐づくため、自らの業務がチームや会社の目標とどのように紐づいているのかを意識することができる上に、目標をオープン化することによって社員間のコミュニケーションが促される。また定期的に振り返りをするため、経済動向などの外的要因にも柔軟に対応しやすいなどの特徴がある。

3 定期的に1on1ミーティングを実施する

明確な目標と締め切りを設定したら、その進捗を確認し、継続的にフォローを行うことが重要だ。

管理職と部下との間で、目標進捗を共有する定期的な場を設け、思うように進捗していない場合には、管理職は内省支援やアドバイスなど必要なサポートをすることになる。

その手段のひとつとして、実施するのが1on1ミーティングだ。1on1ミーティングとは上司と部下によるマンツーマンのミーティングのことで、アメリカの大手IT企業を始め、とりわけシリコンバレーで深く根付いていることで知られている。
また、定期的に1on1ミーティングを行うことは、目標の進捗を確認し合うだけでなく、コミュニケーションをする機会の少なくなった部下とのつながりを深め、信頼関係を築くことができる。
管理職が業務支援や内省支援をすることを通じて、部下の成長を促進することが可能になる。

さらに1on1を通じて、テレワークによる心身のストレスなど、部下のコンディションの確認を行うことも大切で、そのためにも可能な限り、Web会議などでも、顔が見える形で行うようにしたい。

4 テクノロジーを活用して頻繁にコミュニケーションをとる

通勤をやめ、テレワーカー(特に在宅勤務者)となった社員の多くが、孤独を感じる傾向にあると言われている。

オフィスで働く社員同士のコミュニケーションが減る事に加え、外出も控えめになる。
話し相手のいない自宅で働かなければならないという状態で部下を長く放っておくと、「取り残された」と孤独感を感じ、仕事に対するやる気をなくしてしまう可能性が高くなる。

パフォーマンスの低下だけでなく、離職につながる可能性も出てくる。
メール、チャット、電話、Web会議ツールなどのテクノロジーを活用すれば、地理的制約を克服することが可能だ。リモートで働く自宅にこもりがちな部下と少なくとも1日に1回は直接やり取りをする密なコミュニケーションを取ることも重要だ。

まとめ

テレワークの導入という大きな流れは、今後も止まらないだろう。
新型コロナウイルスの影響だけでなく、少子高齢化や労働力不足の流れに対応してゆくには、必要不可欠になる。皮肉にもコロナウイルス問題が引き金となり、「働き方」の改革は大きく進んだ。
部下のマネジメントにおいても、管理職は大きく発想の転換を求められている。

出所:リクルートマネジメントソリューションズ(東京・品川)組織行動研究所「テレワーク緊急実態調査」

▼過去記事はこちら
「経営人材」へのサプリメント■第1回「シェアド・リーダーシップ」
「経営人材」へのサプリメント■第2回「心理的安全性」

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